Events im Tourismus: Modul 2

Events im Tourismus
Modul 2: Realisierung und Organisation von Events

Inhalt

1 Organisation von Veranstaltungen als Events

• Das Konzept
• Agentur oder nicht?
• Die Gliederung
• Die Inhalte
• Recherche und Präsentation
• Projektmanagement und -planung
• Kosten- und Budgetkontrolle
• Sponsoring
• Weitere Finanzierungsmöglichkeiten
• Risikomanagement und Troubleshooting

2 Ablaufplanung

• Erstellung des Ablaufplans
• Teilnehmerhandling
• Einladungsmanagement
• An- und Abreise, Transfers, Transporte
• Gewerke als Partner des Organisators
• Destination/Location
• Hotels
• Catering
• Akteure und Künstler
• Redner und Referenten
• Technik
• Haftung und Versicherungen, Gebühren und Steuern
• Regieplan und Drehbuch
• Personalplanung

3 Durchführung, Umsetzung und Nachbereitung von Events

• Dramaturgie und Inszenierung
• Bestuhlung und Betischung
• Generalprobe
• Kontrolle der Raumplanung und bestellter Leistungen
• Personaleinsatzplanung
• Betreuung der Referenten
• Kontrolle der Medien- und Kongresstechnik
• Durchführung
• Einrichten des Tagungsbüros vor Ort
• Betreuung und Neuregistrierung der Teilnehmer
• Betreuung der Referenten
• Koordination mit Dolmetschern
• Betreuung der VIPs und Ehrengäste
• Betreuung der Medienvertreter
• Abbau
• Nachbereitung
• Nachbesprechung
• PR- und Öffentlichkeitsarbeit
• Dokumentation/Protokolle/Berichte
• Statistik
• Abrechnung
• Danksagung

4 Erfolgskontrolle

5 Checklisten

• Checkliste Kongressbudget
• Checkliste Arbeitsschritte
• Checkliste Site-Inspektion
• Checkliste Catering
• Registrierung, Briefing und Betreuung der Referenten
• Checkliste Tagungstechnik
• Regieplan
• Drehbuch
• Checkliste Personalbedarf
• Auszug Versammlungsstättenverordnung Berlin
• Formular Feedback

6 Praxisbeispiele

• Konzerntagung 2005 der E.ON Energie
• Brockhaus AG: Das Wissen der Welt
• Union Investment „mitMenschen 2006“
• „Walk of Ideas“ – Ein Spaziergang durch Ideen aus Deutschland
• Porsche Händlertagung „Driven by the C“
• Mitarbeiterevent Exact Software Deutschland GmbH & Co. KG
• KUNST|RAD – Museumsuferfest

7 Glossar

8 Literaturverzeichnis

Impulse zur Selbstüberprüfung der Lerninhalte von Modul 2

Lösungen